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Reisekostenabrechnung und Spesen – Ein Blog für Geschäftsreisende

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Verpflegungspauschalen

Neue Funktionen 2024
Sie können Abrechnungspositionen jetzt auch unabhängig von Abrechnungen und Workflow im Volltext und nach Zeitraum suchen, drucken und exportieren. Diese Funktion finden Sie im Menü Berichte -> Suche Positionen. Es werden jetzt auch XRechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, xInvoice, E-Invoices im CII XML-Format gem. EN 16931) unterstützt. Diese können derzeit nur als Anhang verarbeitet werden und dann […]
Neue Funktionen 2023
Single Sign-on per externem Identity Provider (IDP) u.a. Apple, Google, LinkedIn und Microsoft Azure/ Entra ID sind jetzt verfügbar. Benutzer können jetzt automatisiert aus einer csv-Datei angelegt, geändert und gesperrt werden (auf Anfrage) DATEV Unternehmen Online kann jetzt auch nur für die Belegübertragung (ohne Buchungsdatenservice) genutzt werden. Die Genehmigung der Reisekostenabrechnung im ersten Workflow-Schritt kann […]
Neue Funktionen 2019
Sie können die Einträge aus der Abwesenheitsverwaltung im iCalendar-Format (iCal) herunterladen oder einen Link zum Einbetten als Internetkalender erhalten, z.B. für Outlook oder Google Mail. Es ist jetzt möglich Projekte, Kunden und Kostenstellen in den Einstellungen gesammelt zu aktivieren, deaktivieren oder zu löschen. Die Berichte über gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen (u.A. für Buchstabe M) als PDF stehen […]
Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen
Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet: Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den […]
Hotelkosten erfassen
Das Formular für den Hotelbeleg ist etwas umfangreicher als die meisten Belegerfassungen, dafür können Sie hier in nur einem Schritt die üblichen Positionen einer Hotelrechnung mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erfassen. Typischerweise haben Sie zunächst die Übernachtungen (in Deutschland mit 7% MwSt.), hier geben Sie bitte auch die Anzahl der Nächte ein. Des Weiteren haben Sie eine […]
Verpflegungsmehraufwand / Tagespauschalen, Nachtpauschalen im Flugzeug
Sie rechnen für eine Reise Verpflegungspauschalen ab, haben aber ein oder mehrere Nächte / Tage im Flugzeug verbracht: Um diesen Fall zu erfassen gibt es ein Land LUFTRAUM (AIRSPACE), siehe §9 EStG bzw. Lohnsteuerhandbuch 3 Lohnsteuerrichtline / Lohnsteuerhandbuch R 9.6 Abs. 3. Dazu erfassen Sie eine Reise-Abrechnung mit dem Land "- diverse" bzw. ändern im […]
Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug
Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert. Eine Übersicht der wichtigsten Funktionen finden Sie auf der Startseite. Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit […]
Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug
Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug. Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für […]
Neue Abrechnung anlegen
Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten: Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung , da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für […]
Reisekostenreform 2014 - 2021
Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert. In diesem Schreiben finden Sie die entsprechenden gesetzlichen Änderungen. Am 24.10.2014 hat das BMF ein aktualisiertes […]

Fahrtkosten

Neue Funktionen 2022
Wir haben Ihnen das Versenden von Abrechnungen per E-Mail einfacher gemacht. Beim Versand wird Ihnen die E-Mail-Adresse des Reisenden auch als Empfänger vorgeschlagen. Die Einrichtung von DATEV Lohn und LODAS wurden vereinfacht. Rechnungen können jetzt auch per SEPA Lastschrift abgebucht werden. Die Prüfung doppelter Abrechnungen wurde verbessert. Die Erkennung mehrerer Steuersätze bei Nutzung von OCR, […]
Neue Abrechnung anlegen
Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten: Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung , da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für […]
KM-Pauschale für Mitfahrer, Fahrzeugtypen und Motorroller
Mit Onexma können Sie die Fahrtpauschalen für unterschiedliche Fahrzeugtypen und Mitfahrer automatisch berechnen lassen. Zur Ermittlung der Strecke können Sie die integrierte Google Maps verwenden oder aus Ihren Standardstrecken auswählen. Informationen zu weiteren Themen finden Sie auf der Startseite. Für die Berechnung per Google Maps erfassen Sie Start und Ziel (sofern dies nicht bereits aus […]
Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)
Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann. Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), […]
Standardwerte Vorgaben / Standardstrecken Vorlagen
Unter Einstellungen -> Standardwerte kann sich jeder Benutzer die Standardwerte für Zahlweise, Zuordnungen und Weiterberechnung hinterlegen. Diese werden dann bei der Erfassung von neuen Abrechnungen als Vorgabe verwendet. Des Weiteren kann sich jeder Benutzer Standardstrecken, die er für die Abrechnung nach km-Pauschalen benötigt, hinterlegen.
Neuigkeiten Fahrtkosten
Für die km-Abrechnung kann jetzt zwischen zwei Formularen für Erfassung und Änderungen gewählt werden: automatische km-Berechnung mit Google Maps oder manuelle Erfassung der Strecke. Der Betrag und die Einheit je km oder Meile können jetzt für jeden Benutzer abweichend von der Standardregel festgelegt werden. Beim Erfassen von Fahrten in der Monats- oder Periodenabrechnung mit km-Pauschale […]
Erfassung von Kennzeichen und Kilometerstand
Rechtlich ist Kennzeichen und km-Stand nur beim Fahrtenbuch, nicht aber bei der Reisekostenabrechnung vorgeschrieben, wenn Sie diese Daten trotzdem erfassen wollen/sollen, können Sie das Notizfeld dafür nutzen oder in der Gruppenverwaltung das Fahrzeugmanagement aktivieren.
Aktuelle km-Pauschalen
Für die Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug gelten km-Pauschalen / Kilometergeld. Die aktuellen KM-Pauschalsätze (Stand 01.01.2013) sind: Wichtiger Hinweis zur Kilometerpauschale ab 01.01.2014 : Fahrtkosten-Pauschalen dürfen nur noch für PKW und motorbetriebene Fahrzeuge erstattet werden. Die Pauschale für Fahrten mit dem Fahrrad und die Mitfahrer-Pauschalen entfallen. Deutschland Pkw: 0,30 Euro je Fahrtkilometer zusätzlich jede […]

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